Auditorías de Inmigración: 7 Recomendaciones para Negocios

Pregunta: Soy dueño de negocio y he escuchado rumores de que el gobierno está haciendo auditorías a los negocios para saber si están contratando personas sin documentos. También me han comentado de que estas investigaciones están enfocadas en revisar los formularios I-9 de cada empleado que el negocio tiene que mantener para cada uno y que si no, hay graves multas a pagar. ¿Podría explicarme sobre el formulario I-9 y cómo puede uno protegerse?

Respuesta: El formulario I-9 es el documento que cada empleado debe completar, firmar, y entregar al empleador junto con evidencia de que está autorizado para trabajar en Estados Unidos. Es un formulario sencillo y enumera los documentos que el empleado puede presentar como evidencia.

Lo que usted ha escuchado no son rumores. El nuevo enfoque del Servicio de Inmigración en empresas sospechosas de contratar a inmigrantes ilegales ha sonado la alarma dentro de la comunidad comercial de Estados Unidos. Estas nuevas acciones, ilustradas por el número masivo de auditorías del gobierno, conocidas como auditorías I-9, han alcanzado números nunca antes vistos. De hecho, en solamente un día de la semana pasada, el gobierno federal investigó 652 empresas, lo que es un nuevo récord. Tome nota que a diferencia del enfoque anterior que estaba basado en redadas de empleados indocumentados, el gobierno federal ahora está más interesado en empresas que violan la ley de inmigración al contratar empleados sin autorización para trabajar en el país. A continuación hay siete pasos que un negocio puede tomar para responder a una auditoría del servicio de inmigración.

  1. Asegúrese de que cada empleado complete la Sección #1 del formulario I-9 durante el primer día de empleo. Si la información provista por el empleado está incompleta, es la empresa la que tiene que pagar la multa del Servicio de Inmigración.
  2. Complete la Sección #2 del formulario I-9 antes de cumplirse el tercer día de trabajo del empleado. Enséñele al empleado la parte posterior del formulario y exíjale que presente uno de los documentos enumerados en la Lista A del formulario (Identificación y Autorización de Empleo). No exija documentos específicos o adicionales.
  3. Mantenga los formularios I-9 separados de los archivos personales de cada empleado para ahorrar tiempo en caso de recibir una notificación de que su empresa será auditada o inspeccionada. El formulario I-9 debe ser mantenido por la empresa por un plazo de tres años luego del empleado ser contratado o un año luego del empleado dejar de trabajar con la empresa. Mantenga separados los formularios de los empleados activos y los empleados que ya no trabajan con la empresa.
  4. Establezca un sistema para los empleados que marcan el encasillado de la Sección #1 del Formulario I-9 indicando que sólo poseen una autorización temporal de empleo. Envíe notificaciones con antelación al vencimiento de sus permisos de empleo, avisándoles que necesitan actualizar la información en el Formulario I-9. Recuerde que en muchos casos, el permiso de empleo puede ser extendido simplemente por medio de una solicitud de extensión al Servicio de Inmigración. Nota: nunca actualice el formulario I-9 de un ciudadano o de un Residente Permanente aunque su tarjeta de residente tenga una fecha de expiración.
  5. Protéjase de violar las leyes antidiscriminatorias de la forma más simple: trate a todos sus empleados como si fueran ciudadanos estadounidenses, no importa su color de piel, sexo, acento al hablar, religión, o país de origen.
  6. Lea cuidadosamente el folleto “Guía para Empresarios” el cual puede encontrar en la siguiente dirección electrónica del Servicio de Inmigración en formato PDF
  7. Tenga a su disposición un abogado con experiencia el leyes de inmigración para que revise cada uno de los formulario I-9 de sus empleados nuevos y existentes al menos una vez al año. La cantidad de dinero que su empresa gastará asegurándose que cumple con los requisitos de la I-9 es una fracción pequeña comparada con el costo de cualquier multa que pueda recibir a causa de una auditoría del gobierno.

Recuerde que esta información es puramente general. Cada caso y situación es diferente y las leyes cambian constantemente, especialmente la ley de inmigración. Las opiniones y comentarios en esta sección son únicamente de carácter general y de ninguna forma deben ser interpretados como consejos legales específicos sobre su caso en particular. Para obtener consejo legal para su caso específico, usted debe consultar a un abogado.

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